Berita

Pengelolaan Arsip Perangkat Daerah

Kamis, 22 Maret 2018

Pengelolaan arsip Perangkat Daerah menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 yaitu meliputi pengelolaan arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital. Pengelolaan arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi di Perangkat Daerah paling tepat menggunakan Sistem Desentralisasi, yaitu penyimpanan arsip aktif di masing-masing unit kerja (Bagian/Bidang) sebagai Unit Pengolah yang diberikan wewenang untuk mengendalikan dan mengakses sekaligus mengelola sendiri arsip-arsip aktifnya. Sedangkan pengelolaan arsip inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, menjadi tanggung jawab kesekretariatan (Sekretariat/Bagian Umum/Bagian Tata Usaha) Perangkat Daerah sebagai Unit Kearsipan yang dii dalamnya juga terdapat unsur pejabat fungsional Arsiparis. Secara singkat dapat dijelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis di Perangkat Daerah meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Penciptaan arsip

Meliputi kegiatan pembuatan arsip dan penerimaan arsip. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berpedoman pada tata naskah dinas yang telah ditetapkan oleh Kepala Daerah dan klasifikasi arsip yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yang ditetapkan oleh Kepala Daerah. Pembuatan dan penerimaan arsip harus diregistrasi dan didokumentasikan, kemudian didistribusikan kepada pihak yang berhak disertai dengan tindakan pengendalian.

2. Penggunaan arsip

Penggunaan arsip yang meliputi penyediaan, pengolahan, dan penyajian arsip vital dan arsip aktif merupakan tanggung jawab Unit Pengolah. Sedangkan penyediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik merupakan tanggung jawab Unit Kearsipan. Dalam penggunaan arsip mengacu pada sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yang ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menjaga keamanan informasi arsip.

3. Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip dinamis bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip itu sendiri. Secara umum pemeliharaan arsip dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip. Pemeliharaan arsip aktif dan arsip vital merupakan tanggung jawab Unit Pengolah melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif dan arsip vital di ruangan Unit Pengolah masing-masing. Sedangkan pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan di ruangan Pusat Arsip/ Record Center.

Salah satu sistem pemberkasan arsip aktif yaitu Sistem Pemberkasan Berdasarkan Masalah (Subyek) yaitu sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kelompok subyek (masalah) secara logis dan sistematis secara konsisten. Setiap subyek dan atau sub subyek dipergunakan kata tangkap secara singkat, jelas dan mewakili informasi yang terkandung dalam arsip. Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima berdasarkan klasifikasi arsip menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta daftar arsip aktif. Untuk peralatan yang digunakan dalam pemberkasan arsip aktif yaitu filling cabinet, sekat/guide, map gantung, kode klasifikasi dan indeks. Unit Pengolah wajib menyampaikan daftar arsip aktifnya paling lama 6 bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

Penataan arsip inaktif merupakan kegiatan pemeliharaan arsip yang dilakukan melalui kegiatan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif.

Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan penataan arsip ketika masih aktif. Arsip inaktif ditata berurutan sesuai dengan daftar arsip inaktif dan kemudian dimasukkan ke dalam boks arsip dan boks arsip tersebut diberi nomor urut. Selanjutnya boks-boks arsip ditata dalam rak arsip dimulai dari ujung kiri atas, kemudian diurut ke kanan dan kemudian dengan posisi mengular ke bawah.

Unit Kearsipan di samping menyimpan arsip inaktif berwujud tekstual juga menyimpan arsip yang berwujud arsip media baru seperti foto-foto elektronik yang merupakan dokumentasi kegiatan dari Unit Pengolah. Di samping itu Unit Kearsipan juga mengalihmediakan arsip tekstual untuk menjaga fisik dan informasi arsip tersebut.

4. Penyusutan arsip

Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan Kepala Daerah. Penyusutan arsip tersebut meliputi kegiatan :

a. Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 tahun dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan yang meliputi kegiatan penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan dan penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan. Namun khusus arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun dilakukan pemindahan arsip dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan daerah.

b. Pemusnahan arsip

Pemusnahan tersebut dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun ditetapkan oleh Kepala Perangkat Daerah setelah mendapatkan pertimbangan tertulis dari panita penilai arsip dan persetujuan tertulis dari Kepala Daerah.

c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan

Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip ke lembaga arsip daerah dilakukan terhadap arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai JRA.

Pada prinsipnya arsip Perangkat Daerah yang dikelola dengan baik dan benar bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat yang berguna untuk menunjang pelaksanaan kegiatan suatu organisasi perangkat daerah.

Yanuar Kurniawan, A.Md., Arsiparis Sekretariat Daerah Kab. Gunungkidul.