Berita

Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa

Kamis, 16 Mei 2019

Pemerintah Desa merupakan ujung tombak pemerintahan yang berada di tingkat paling bawah dan bersentuhan dengan pelayanan kepentingan masyarakat maka pemberdayaan arsip desa harus semakin ditingkatkan peran dan kapasitasnya. Sampai sejauh ini, pengelolaan arsip desa belum mendapatkan perhatian yang cukup sehingga ketika arsip diperlukan sering ditemui berbagai permasalahan, seperti susah dalam penemuan kembali, rusak karena pemeliharaan yang tidak sesuai dengan kaidah kearsipan, bahkan hilang / atau musnah yang disebabkan karena pengelolaan arsip yang tidak mengikuti aturan atau kaidah yang benar. Hal itu disebabkan karena ketidakjelasan sistem pengelolaan, kurangnya kualitas serta kompetensi SDM di bidang kearsipan, sarana dan prasarana yang belum tersedia secara memadai. Ketidakjelasan pengelolaan arsip desa lebih-lebih yang merupakan arsip vital dapat mengganggu proses perjalanan pemerintahan desa.Hal ini perlu disadari bersama bahwa semua itu tidak lepas dari permasalahan-permasalahan serta keterbatasan dari pemerintah kabupaten/kota selaku pembina serta fasilitator terhadap tugas dan fungsi pengelolaan arsip desa. Permasalahan tersebut tidak semata-mata terkait dengan masalah dana, tetapi juga berkaitan dengan perangkat aturan hukum, sumberdaya manusia dan sebagainya.

Pemerintah melalui Arsip Nasional Indonesia sudah mengeluarkan Peraturan Kepala ANRI No 14 tahun 2009 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa / Kelurahan. Meskipun peraturan ini sudah disosialisasikan di tingkat pemerintahan desa, tapi tidak bisa dipungkiri banyak dari aparat pemerintah desa tidak begitu memahami pengelolaan arsip sesuai dengan kaidah yang benar. Tentu hal ini harus diluruskan dan Lembaga Kearsipan Daerah sebagai pembina harus terus berupaya untuk meningkatkan kesadaran Sumber Daya Manusia pemerintah desa. Tentunya diperlukan komitmen yang tinggi untuk terus membimbing pemerintah desa. Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Gunungkidul setiap tahun terus memonitoring dan mengevaluasi kegiatan pengelolaan arsip pemerintah desa / kelurahan. Selain itu ANRI juga mengeluarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 08 Tahun 2009 tentang Program Arsip Masuk Desa. Program Arsip Masuk Desa ini diharapkan dapat menjembatani kearah proses sistem pengelolaan arsip desa yang semakin efektif.

Ada beberapa hal yang perlu ditekankan dalam Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa yaitu :

1. Pembuatan Naskah Dinas

Pembuatan naskah dinas di lingkungan pemerintah desa didasarkan pada Keputusan Mendagri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kabupaten / Kota, yang meliputi : penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang dan stempel pemerintah desa, serta kewenangan dan pelimpahan wewenang penandatangan naskah dinas. Jenis naskah dinas diantaranya : Peraturan Desa, Keputusan Kepala Desa, Surat Dinas, Surat Edaran, Surat Undangan, Surat Kuasa, Surat Perjanjian, Surat Tugas, Berita Acara, Surat Keterangan, Pengumuman, dan Laporan. Dalam penyusunan naskah dinas harus dilaksanakan secara cermat, teliti, logis dan baku dengan memperhatikan pengamanan naskah dinas dengan cara membubuhkan paraf pejabat yang membuat konsep. Naskah dinas di lingkungan pemerintahan desa ditandatangani oleh Kepala Desa. Kewenangan penandatanganan naskah dinas dapat dilimpahkan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan mengguakan atas nama (a.n).

2. Pengurusan Surat

Di tingkat Pemerintah Desa yang mempunyai ruang lingkup kerja yang kecil, asas pengurusan surat yang tepat diterapkan adalah asas sentralisasi, yaitu pengelolaan surat masuk dan surat keluar dilaksanakan secara terpusat pada Sekretariat Desa sebagai Unit Kearsipan. Pengelolaan surat masuk di Unit Kearsipan diantara adalah penerimaan, pencatatan, pengendalian dan pendistribusian ke Unit Pengolah. Kemudian di Unit Pengolah surat masuk diproses dan ditindaklanjuti sesuai disposisi Kepala Desa dan setelah selesai dikembalikan ke Unit Kearsipan atau Sekretariat.

Untuk pengelolaan surat keluar, langkah pertama yang dilaksanakan Unit Pengolah yaitu penyusunan dan penandatanganan yang pejabat yang berwenang, dalam hal ini Kepala Desa atau pejabat yang setingkat dibawahnya, baru kemudian diproses di Unit Kearsipan dalam pengendalian dan pengiriman surat tersebut. Pengurusan surat di tingkat Pemerintah Desa menggunakan sistem agenda karena volume surat masih tergolong sedikit.

3. Penataan dan Penggunaan Arsip

Proses penataan arsip merupakan point penting dalam mewujudkan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya. Oleh karena itu harus benar-benar dilaksanakan sesuai dengan kaidah yang benar dan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Tahapan daam penataan arsip aktif yaitu : memeriksa arsip yang akan diberkaskan dengan melihat tanda perintah simpan dan kelengkapan berkas, memberikan indeks pada arsip dengan menentukan kata tangkap terhadap isi informasi arsip yang akan disimpan, memberikan kode klasifikasi di sudut kanan arsip dengan pensil, kemudian memasukkan arsip ke dalam folder yang sudah ditandai per kode klasifikasi dan disimpan di filling kabinet.

Sedangkan untuk arsip inaktif tahapannya adalah : mendataarsip inaktif pada tempat penyimpanan sesuai dengan JRA, memisahkan arsip inaktif dari tempat penyimpanan arsip aktif, menata arsip ke dalam folder dan boks arsip sesuai dengan kode klasifikasi arsip, melabeli boks arsip dengan Unit Pengolah, nomor arsip dan tahun penciptaan arsip kemudian membuat Daftar Arsip Inaktif.

Untuk menjaga kelestarian arsip tentunya arsip juga harus benar dalam pemeliharaannya. Penyimpanan arsip dijauhkan dari sinar matahari dan bahan yang mudah terbakar, dan disimpan di tempat ruangan yang bersih, tidak bocor, jauh dari resiko kemungkinan banjir dan sirkulasi udara baik, sesekali memberi kapur barus pada tempat penyimpanan arsip, dilakukan sterilisasi dari jamur dan serangga perusak arsip, dan dijaga suhu dan kelembaban ruangan.

4. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna atau habis jangka simpannya, dan menyerahkan arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah. Tujuan dari penyusutan arsip adalah menjamin tersedianya arsip yang benar-benar bernilai guna dan mengurangi volume arsip yang semakin lama tentunya semakin menumpuk. Penyusutan arsip manfaatnya adalah tertatanya arsip Pemerintah Desa, efisiensi penggunaan ruangan, tenaga, dan dana serta terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bahan bukti pertanggungjawaban.

Penyusutan arsip dilaksanakan di Sekretariat Desa oleh Sekretaris Desa sebagai penanggung jawab Unit Kearsipan. Penyusutan arsip dilakukan secara periodik minimal lima tahun sekali dan harus dilakukan sesuai dengan prosedur dengan didokumentasikan dan dibuat Daftar Arsip dan Berita Acara.

Khusus untuk pemusnahan arsip, arsip harus dimusnahkan secara total dengan cara dibakar habis, dicacah atau dilebur (pulping) sehingga tidak bisa dikenali bentuk maupun informasinya. Pemusnahan dilakukan oleh Unit Kearsipan, Unit Pengolah hanya memusnahkan duplikasi/penggandaan dan non arsip sesuai dengan prosedur pemusnahan. Pemusnahan arsip melalui tahapan : membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan, mengajukan persetujuan pemusnahan arsip untuk menghindari musnahnya arsip yang masih bernilai guna, membuat berita acara pemusnahan arsip, dan pemusnahan arsip harus disaksikan oleh Bagian Hukum dan/atau pengawas dari Pemerintah Kabupaten.

Widiyatmi, A.Md., Arsiparis Penyelia Sekretariat Daerah Kab. Gunungkidul.